تدوین و استاندارد سازی شاخص های ارزیابی


Description: Image result for performance indicatorsاصول پایه

آلبرت انیشتین در تعریف و اهمیت شاخص می گوید: "شاخص چيزي است كه به شما كمك مي كند تا بدانيد دركجا هستيد، به شما كمك مي كند تا بدانيد كه از كدام راه بايد برويد و از آنجايي كه می­بایست باشيد چقدر فاصله داريد. شاخص خوب اگر بطور صحيح انتخاب شده باشد قبل از اينكه وضعيت بدتر بشود به شما اخطار مي­دهد و كمك مي­كند تا نيازهايتان را تشخيص دهيد و مشكل را حل كنيد."

لرد کلوین فیزیکدان انگلیسی در مورد ضرورت اندازه­گیری می گوید: "هرگاه توانستیم آنچه درباره آن صحبت می‌کنیم را اندازه بگیریم و در قالب اعداد و ارقام بیان نماییم میتوانیم ادعا کنیم درباره موضوع مورد بحث چیزهایی میدانیم در غیر این صورت آگاهی و دانش ما ناقص بوده و هرگز به مرحله بلوغ نخواهد رسید".

 

ایجاد یک سازمان بهره­ور میسر نخواهد شد مگر آنکه به کسب و کار آن از منظر میزان پیشرفت و دستیابی به اهداف توجه نموده، چالش­های پیش روی آن سازمان و کسب بازخورد و اطلاع از میزان اجرای سیاست­های تدوین شده و شناسایی مواردی که به بهبود جدی نیاز دارند را مد نظر قرار دهیم. )صوفی،1391)

 

ارزيابی عملکرد يعنی اندازه­گيری عملکرد از طريق مقايسه وضع موجود با وضع مطلوب؛ يکي از مهم­ترين مراحل اجرایی فرایند ارزيابي عملکرد، تدوين شاخص هاي عملکردي می ­باشد در صـورتي­که شاخص­هاي تدوين شده متناسب با اهداف ارزیابی و فعالیت ها و مأموریت های ارزیابی شونده  نباشند، سبب خواهد شد تا سيستم ارزيابي عملکرد با شکست مواجه شده و نتایج ارزیابی نامعتبر بوده و قابل استفاده نباشد. در واقع تدوین شاخص، اساسی ترین عنصر برای هر گونه ارزیابی می باشد.

شاخص های کلیدی عملکردی (KPI) موفقیت یک سازمان یا یک فعالیت خاص (مانند پروژه ها، برنامه ها، محصولات و سایر طرح ها) را که درگیر آن هستند، ارزیابی می کنند. شاخص ها آنچه در گذشته اتفاق افتاده یا در حال رخ دادن است  را شناسایی، تحلیل و تفسیر می کنند و به مدیران سازمان انحرافات و عدم انطبا ها را در زمان مقرر یادآوری می نمایند.

Description: https://bpms.rayvarz.com/sites/default/files/smart-blackboard-221x300.jpgشــاخص­ها نمايانگــر واقعيت­هــاي موجــود در عرصــه فعاليت هــاي يــك ســازمان هســتند و در نظــام مديريــت، ابــزاري كارآمــد بــراي ارزیابی برنامه هــا و فعاليت هــا به شــمار مي رونــد به طوري‌كــه از طريــق آن­هــا مي­تــوان از حصــول بــه اهــداف از پيــش تعيين شده در برنامه هــا آگاهــي يافــت. اصــولا ً تعريــف شــاخص هاي قابــل اندازه­گيــري يكــي از ملزومــات اساســي هــر نــوع برنامه ريــزي اســت. به هنــگام بــودن، قابــل اطمينــان بــودن و معنــي دار بــودن ايــن شــاخص ها اهميــت فراوانــي در تعييــن راهبردهـا، سياسـت ها و راهكارهـاي اجرايـي دارد.

برخی از ويژگي­هاي شاخص­هاي استاندارد عملکردي عبارتند از:

-  خاص و معين باشد(Specific شاخص تعريف شده بايستي نماينده اندازه گيري عملکرد فرآيند/ فرد/سازمان/ گروه باشـد.

-  قابل اندازه­گيري باشد(Measurable شاخص تعريف شده بايد با استفاده از يک روش و فرمول محاسباتي قابل اندازه­گيري و محاسبه باشد.

- قابل حصول و دست يافتني باشد(Attainable)؛ هدف­گذاري شاخص نبايستي به گونه­اي باشد که غيـر قابل دست يافتن باشد و فقط به عنوان يک اميد يا آرزو قلمداد شـود.

- منطبق با اهداف سازمان باشد(Relevant)؛ هدف تعیین شده باید با اهداف سازمان انطباق و مناسبت داشته باشد.

-  داراي محدوده زماني معيني باشد (Time-frame لازم است زمان دست يابي به اهداف مشخص شده، تعيين شود.

 

 

تدوین و استاندارد سازی شاخص های ارزیابی، دستاوردها و نتایج شگرف و متعددی دارد که موجب بهبود عملکرد سازمان  شده و  منافع ویژه ای را برای آن تأمین خواهد کرد:

 

منافع تدوین و استانداردسازی شاخص­های ارزیابی عملکرد برای مدیران:

  • تمرکز بر کیفیت عملکرد کلی سازمان(KPIهاي سطح بالا) و در سطوح پایین تر تمرکز بر فرایندها در دپارتمان هاي مختلف
  • اندازه گیري و ارزیابی عوامل حیاتی در موفقیت سازمان
  • اندازه گیري کمی براي ارزیابی و ارزش گذاري یک یا چند فعالیت، برنامه و یا هدف
  • اطلاع از نحوه و کیفیت عملکرد کارکنان واحدهای اجرایی
  • شناسـايي و درك بهتــر نارســايي­ها و كمبودهــا درســازمان
  • بدون شاخص هاي کلیدي عملکرد صحیح و کارآمد، مدیران به پرندگانی می مانند که چشم بسته در پروازند.
  • بیانگر میزان منابع مورد نیاز براي ارایه خدمات و تولیدات خاص (شاخص ورودی-Input)
  • نشان دهنده میزان تولیدات و خدمات ارایه شده (شاخص خروجی-Output)
  • نسبتی براي نشان دادن ارتباط میان شاخص هاي مختلف (شاخص کارایی-Efficiency)
  • بیانگر میزان موفقیت سازمان ها در دستیابی به اهداف کلیدي خود (شاخص نتیجه-Outcom)

 

منافع تدوین و استانداردسازی شاخص­های ارزیابی عملکرد برای کارکنان:

  • تعیین شیوه اجرای فعالیت های محوله با ارائه مقادیر استاندارد تعیین شده
  • شــاخص­ها معمــولاً از نگرش­هــا و موقعيت­هــا سرچشــمه مي­گيرنــد و ماننــد علايمــي كــه مســير را مشــخص مي­ســازند مي­تواننــد مورداســتفاده قــرار گيرنــد.
  • شاخص هاي غلط، خطر انحراف کارمندان از مسیر درست و حتی تشویق آنها به انجام دادن کارهاي غلط را در بر دارند.
  • توانایی ارائه بازخورد عملکرد
  • شاخص ها براي بقاء در سطح بالایی از انتظارات، نیاز به زمان، تلاش و کارمندان متخصص دارد؛
    ممکن است در طول زمان از ارزش شاخص ها کاسته شود و در این صورت لازم است به روز رسانی و یا دوباره نویسی شوند.
  • تضمین نمودن موفقیت سازمان در دستیابی به اهداف
  • اندازه گیري و ارزیابی عوامل حیاتی در موفقیت سازمان
  • اطلاع از نحوه و کیفیت عملکرد واحدهای اجرایی
  • شناسـايي و درك بهتــر نارســايي­ها و كمبودهــا درســازمان
  • شناسایی میزان منابع مورد نیاز براي ارایه خدمات و محصولات
  • توانایی ارائه بازخورد عملکرد برای کارکنان، مدیران و واحدهای سازمانی

در گاهنامه ما شرکت کنید


پیغام شما با موفقیت ارسال شد

لطفا ایمیل را وارد کنید