بهینه سازی و اصلاح ساختار سازمانی


سازمان‌های امروزی‌ برای افزایش اثربخشی‌ استراتژی خود‌ اقدام به تغییر و اصلاح ساختار سازمانی نموده و در‌ این مسیر‌، خلاقیت و نوآوری را‌ به ‌عنوان الگویی تحول‌آفرین و مورد علاقه به فعالیت اصلی خود تبدیل می‌کنند. به عبارتی سازمان‌ها برای حفظ فاصله خود نسبت به رقبا، در مقاطع زمانی مختلف، خدمات جدید و نوآورانه ای را به بازار عرضه می کنند. بنابراین اصلاح و بهینه سازی ساختار در جهت خلاقیت و نوآوری در سازمان‌های امروزی یک امر کوچک و پیش‌پا افتاده نیست‌، بلکه ضرورتی برای حفظ پویایی و توان سازمان در برخورد با تهدیدها و مخاطرات محیطی است.

معمولا ساختار یک سازمان مرکب از ارتباط بین عناصر و بخش های مختلف سازمان و یا سیستم ها و فرایندهای آن بوده و مدیران نیز عمده مشکلات سازمان را ناشی از وجود نقص و یا عیب در هر یک از این عوامل می دانند، اما واقعیت این است که این عوامل فقط بخش سخت سازمان را معرفی می کنند در حالیکه عوامل دیگری همچون فرهنگ و ارزش های سازمان و یا استراتژی آن با عنوان بخش نرم سازمان در کنار بخش سخت، ساختار سازمان را شکل می دهند و بر خلاف تصور عموم، بخش نرم سازمان نسبت به بخش سخت سهم بیشتری در موفقیت سازمان دارد. لذا جهت کشف علل نارسایی و بهبود شرایط در سازمان، توجه به هر دو بعد سخت و نرم دارای اهمیت می باشد.

 

بخش سخت سازمان

- نقش ها و پست های سازمانی

- افراد

- فرایندها

- ارتباطات سازمانی

 Description: Description: Related image

Description: Description: Related image

 

هدف از سازماندهیِ عوامل سخت و نرم در کنار یکدیگر این است که از طریق تعریف کارها، تعیین روابط بین پست ها و اختیارات سازمانی و همچنین ایجاد همسویی با فرهنگ، ارزش ها و استراتژی سازمان، بهترین عملکرد صورت گیرد.

 

بخش نرم سازمان

- فرهنگ

- استراتژی

- ارزش های سازمانی

 

 

Description: Description: Related image

 

از آنجا که ساختار سازمانی یکی از ارکان مهم اجرای استرات‍ژی است، پرداختن به آن جزء لاینفک وظایف مدیران بوده و از طرفی تعیین‌کننده تخصیص منابع نیز می باشد بنابراین رابطه بین استراتژی و ساختار در سازمان‌ها دارای ابعاد گسترده‌ای است، بر همین اساس اگر می خواهید ساختار سازمان خود را اصلاح نموده و با بهینه سازی فرایندها در مسیر پوپایی سازمان خود گام بردارید باید ساختار سازمان خود را بررسی کنید، ببینید آیا ارتباطات و یکپارچگی درونی در سازمانتان وجود دارد؟ آیا فرایندهای کاری و نقش ها به درستی تعیین شده اند؟ وضعیت فرهنگ و ارزش های سیستم چگونه است؟! آیا ساختار با اهداف تعریف شده برای آن در تطابق است؟ اگر چنین نیست بایستی فکری به حال سازمان بکنید، یعنی هر یک از عوامل ساختاری سازمان را به گونه ای بازنگری و اصلاح نمایید که اثرات مشکل شناسایی شده را کاهش داده و یا حتی حذف نماید.

 

1. شناسایی اهداف، مأموریت و سیاستهای کلی

 

3. ترازیابی بین المللی و ملی موجود

 

2. آسیب شناسی وضع

 

بهینه کاوی یا ترازیابی سازمان/ شرکت نسبت به سازمان هایی با هدف مشابه و عملکرد خوب، کمک می کند تا ساختار یبهینه برای سازمان خود طراحی کنید.

 

با استفاده از ابزارهای مناسب:

- چک لیستها و مدلهای معتبر بین المللی/ مدلهای بومی طراحی شده

- داده های جمع آوری شده از مدیران و سرپرستان سازمان/ شرکت

 

 

از طریق:

- مطالعه و بررسی اسناد بالادستی مانند اساسنامه، نقشه استراتژی و سیاست های سازمان/ شرکت

- مصاحبه با خبرگان صنعت مورد نظر

 

سه گام اساسی در جهت بازنگری ساختار سازمانی مطابق شکل ذیل می باشد:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

مرحله بازنگری ساختار و فرایندهای سازمان را می توان به معاینه یک بیمار تشبیه نمود که علائم بیماری و نارسایی های عملکردی در سازمان را مشخص می کند. از جمله این نشانه ها می توان به موارد ذیل اشاره نمود:

  •  عدم آگاهی کارکنان نسبت به وظایف و مسئولیت های خود
  • وجود مدیرانی که برای اجرای فعالیت ها متوسل به زور و تهدید می شوند.
  • فقدان نظام ترفیع، شایسته سالاری و شفافیت که منجربه یأس و نارضایتی کارکنان می شود.
  • عدم قابلیت سازگاری سازمان با محیط بیرونی خود و تطبیق با آن
  •  فقدان فرهنگ سازمانی و ارزش های تعریف شده و عدم جاری سازی آن ها در سازمان
  • همگام نبودن ساختار فعلی با تغییرات رخ داده در سازمان
  • روشن و شفاف نبودن اهداف کلی سازمان
  • عدم تناسب بین ساختار و اهداف سازمان
  • فقدان یکپارچگی بین اجزای درونی ساختار سازمان

 

گروه مشاورین شرکت تحقیق و توسعه یسنا پارس آمادگی دارد در جهت بازنگری و اصلاح فرایندها و ساختار سازمان شما مشاوره های لازم را ارائه نماید.

  • مطالعه مستندات و  نتایج ارزیابی های عملکردی انجام شده در دوره های گذشته
  • بررسی استراتژی، اهداف استراتژیک و اهداف عملیاتی سازمان
  • بررسی چارت سازمانی و مشاغل و پست های موجود در سازمان
  • انجام مطالعات کارسنجی با هدف بهبود وضعیت مشاغل و بهینه سازی ساختار سازمان  
  • بازنگری و اصلاح فرایندهای موجود
  • طراحی فرایندهای مورد نیاز در سازمان منطبق بر اهداف سازمان و تغییرات محیطی

هرگونه تغییرات در جهت مثبت و یا انجام اصلاحات با هدف بهینه سازی شرایط و نتایج انجام کار، بدون شک دستاوردهایی برای سازمان و کلیه ذینفعان آن به همراه خواهد داشت.

منافع بهینه سازی و اصلاح ساختار سازمانی برای سازمان

  • کوچک سازی، چابک سازی و حذف فعالیت های فاقد ارزش افزوده
  • کاهش تعداد پست های سازمانی و توزیع متناسب مسئولیت ها بین مدیران و کارکنان
  • افزایش تناسب شغل و شاغل
  • خلق ارزش های سازمانی و ترویج فرهنگ و ارزش ها در سطح سازمان
  • ایجاد ارتباطات موثر و کاهش تعارضات درون سازمانی
  • جاری سازی استراتژی سازمان در کلیه بخش ها و سطوح سازمان
  • ایجاد یکپارچگی بین کارکنان و مدیران سازمان با هدف شفاف سازی و بهبود جریان امور

منافع بهینه سازی و اصلاح ساختار سازمانی برای مدیران

  • در اختیار داشتن اهداف کلان مدون و به روز رسانی شده سازمان
  • گسترش و تقویت ساختار سیستمی در سازمان با هدف تسهیلِ انجام فعالیت ها و تصمیم گیری های مدیریتی
  • ایجاد شبکه ارتباطی کارا و سیستمی با محیط بیرونی جهت هماهنگی نسبت به تغییرات مثبت و منفی

 

منافع بهینه سازی و اصلاح ساختار سازمانی برای کارکنان

  • سهولت انجام کارها و افزایش تمرکز در اجرای وظایف به دلیل شفاف سازی فرایندهای کاری و شرح وظایف برای هر یک  از کارکنان
  • توانایی انتقال و دریافت نظرات و پیشنهادات به دلیل بهبود ارتباطات درون سازمانی با سطوح بالاتر و پایین تر
  • امکان تشخیص ارتباط بین پاداش و تنبیه های اعمال شده با اقدامات انجام شده و تقویت یا اصلاح آن ها در فعالیت های بعدی

منافع بهینه سازی و اصلاح ساختار سازمانی برای مشتریان

  • تسریع در ارائه درخواست و همچنین دریافت خدمات از سازمان مربوطه به دلیل شفاف بودن فرایندها و عدم سردرگمی در ساختار سازمان
  •   توانایی تشخیص مرجع مستقیم در رابطه با موضوعات و حوزه های کاری متنوع در یک سازمان و عدم اتلاف وقت جهت ارتباط با وی
  • متناسب سازی سرمایه های انسانی با نیازمندی های سازمان و کاهش پست های سازمانی
  • ایجاد شبکه ارتباطی کارا و سیستمی با محیط بیرونی جهت هماهنگی نسبت به تغییرات مثبت و منفی
  • گسترش ساختار سیستمی با هدف تسهیلِ انجام فعالیت ها و تصمیم گیری های مدیریتی
  • خلق و ترویج فرهنگ و ارزش های سازمانی در سطح سازمان
  • یکپارچگی بین کارکنان و مدیران در راستای استراتژی و اهداف سازمان
  • ایجاد ارتباطات موثر و کاهش تعارضات درون سازمانی
  • جاری سازی استراتژی سازمان در کلیه بخش ها و سطوح سازمان

در گاهنامه ما شرکت کنید


پیغام شما با موفقیت ارسال شد

لطفا ایمیل را وارد کنید