تکنیک‌های مدیریت زمان پروژه در دنیای مدیریت، بر تقسیم زمان بین محصولات تحویلی پروژه و وظایف برای رسیدن به بهترین زمان‌ها تمرکز دارد. وقتی نوبت به مدیریت پروژه می‌رسد، زمان به نفع شما نیست. کار انباشته می‌شود و ددلاین‌ها به سرعت نزدیک می‌شوند. تکنیک های در مدیریت زمان وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها برای کنترل میزان زمانی که صرف فعالیت ها می‌شود؛ استفاده کنید. حتی اگر مدیران پروژه متوجه نشده باشند که چگونه زمان و مکان را به میل خود تغییر دهند.
در این مقاله به تکنیک‌های مدیریت زمان پروژه پرداخته ایم. چرا که مدیریت زمان پروژه مستلزم برنامه ریزی، زمان بندی، نظارت و کنترل وظایف در طول چرخه عمر پروژه است. مدیریت موفقیت آمیز پروژه‌ها مستلزم درک خوب مدیریت زمان موثر و توانایی تشخیص بهره وری و کارایی در مقایسه با اقداماتی است که ممکن است منجر به اتلاف زمان شود.
مطالعه بیشتر:آشنایی یک با کاربردهای یک نرم افزار مدیریت پروژه حرفه ای
مدیریت زمان پروژه چیست؟
مدیریت زمان پروژه چیست؟
قبل از اینکه به تکنیک‌های مدیریت زمان پروژه بپردازیم برای درک بهتر ابتدا به تعریف مدیریت زمان پروژه پرداخته ایم. مدیریت زمان پروژه، فرآیند مدیریت پروژه برای تجزیه و تحلیل کار و ایجاد یک جدول زمانی برای اطمینان از تکمیل پروژه در یک برنامه زمانی خاص است.
شش مرحله برای مدیریت زمان پروژه وجود دارد:
- تعریف فعالیت ها: تمام وظایف لازم برای تولید محصول نهایی پروژه را تعریف کنید.
- ترتیب فعالیت ها: ترتیب کارها و قابل تحویل‌ها را تنظیم کنید.
- برآورد منابع: منابع مورد نیاز (همراه با تعداد آن ها) برای اجرای وظایف و قابل تحویل را تعیین کنید.
- تخمین مدت زمان: مشخص کنید که هر کار چقدر طول می‌کشد تا تکمیل شود و مدت زمان کل پروژه را تخمین بزنید.
- توسعه برنامه: با استفاده از موارد ذکر شده در بالا، یک برنامه زمان بندی پروژه ایجاد کنید.
- کنترل برنامه: برنامه‌ای برای کاهش ریسک و مقابله با تغییرات در جدول زمانی پروژه پس از تکمیل آن ایجاد کنید.
مراحل مدیریت زمان در بالا به نظرات تیم پروژه شما و همچنین ذینفعان و سایر طرف‌های درگیر در پروژه نیاز دارد تا حد امکان دقیق باشد. برنامه مدیریت زمان پروژه شما ثابت نیست و باید در طول چرخه عمر پروژه بازبینی و بازنگری شود.
مطالعه بیشتر: مدیریت سبد پروژه به چه معناست؟
چرا تکنیک‌های مدیریت زمان پروژه مهم است؟
پروژه‌ها می‌توانند ترسناک باشند. کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد، اما معمولاً زمان یا پول کافی برای تکمیل آن وجود ندارد. جایی برای خطا وجود ندارد، چرا که می‌تواند پرهزینه و وقت گیر باشد. ذینفعان اطمینان را ترجیح می‌دهند، بنابراین حتی اگر نمی‌توانید تضمین کنید که همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود، مطمئناً می‌توانید تمام تلاش خود را برای مدیریت زمان انجام دهید.
تکنیک‌های مدیریت زمان پروژه به شما این فرصت را می‌دهد که پروژه را به بخش‌های قابل مدیریت تر، مانند وظایف تقسیم کنید. در واقع، مدیریت زمان پروژه با مدیریت وظایف و مدیریت منابع ادغام می‌شود تا شما را در مسیر نگه دارد.
با اختصاص زمان به هر کار در پروژه خود، می‌توانید جدول زمانی پروژه را کنترل کرده و طبق برنامه تحویل دهید. چه با فهرست کارها، چه نرم افزار مدیریت پروژه قوی تر، می‌توانید وظایف را اولویت بندی، وابستگی‌ها را شناسایی و نقاط عطف را برای کمک به پیگیری پیشرفت تعیین کنید.
تکنیک‌های مدیریت زمان برای مدیران پروژه چیست؟
تکنیک‌های مدیریت زمان پروژه برای مدیران مستلزم برنامه ریزی، زمان بندی، نظارت و کنترل تمامی فعالیت‌های پروژه است. همچنین می‌توان آن را به عنوان مدیریت زمان صرف شده برای کار و پیشرفت ردیابی شده در وظایف و فعالیت‌ها تعریف کرد.
طبق گفته موسسه مدیریت پروژه، مدیریت زمان یکی از وظایف اصلی مدیریت پروژه است.
مطالعه بیشتر: آشنایی با شاخص‌های سازمان مبتنی بر پروژه
تکنیک‌های مدیریت زمان پروژه
تکنیک‌های زیادی برای مدیریت زمان پروژه در پروژه‌ها وجود دارد:
- شش مرحله مدیریت زمان پروژه را دنبال کنید: این امر برای سازماندهی و برنامه ریزی کار شما بسیار مهم است. باید بدانید وقت خود را چگونه می‌گذرانید.
- هر کار چقدر طول می‌کشد: این کار را با زمانی که تخمین زده‌اید مقایسه کنید. اگر اختلافی وجود دارد، علت آن را بررسی کنید و برنامه خود را تغییر دهید. شاید این کار باید زمانی انجام شود که تیم شما سرحال است، چه در اوایل روز یا اواخر هفته.
- روی وظایف خود تمرکز کنید: یکی از تکنیک‌های مدیریت زمان پروژه تمرکز برروی وظایف است. از یک لیست کارهای ساده یا نرم افزار مدیریت پروژه برای گروه بندی مشاغل خود بر اساس تاریخ مقرر استفاده کنید تا ببینید چه زمانی باید به پایان برسند.
- هر کاری که انجام می‌دهید، بیش از حد متعهد نشوید: گاهی اوقات بهتر است کاری را که زمان زیادی می‌برد رها کنید و به کار بعدی بروید. ممکن است غیر عادی به نظر برسد، اما هدف تکنیک‌های مدیریت زمان پروژه، کارایی است.
- از قانون 80/20 استفاده کنید: از دیگر تکنیک‌های مدیریت زمان پروژه استفاده از قانون 80/20 است. این قانون بیان می‌کند که 80 درصد نتایج شما از 20 درصد کار شما ناشی می‌شود. این به معنای یادگیری بهینه سازی حجم کاری با اولویت بندی کارها و زمان می‌باشد.
- از ابزارهای مناسب مدیریت زمان پروژه استفاده کنید: و از آخرین تکنیک‌های مدیریت زمان پروژه استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه است. نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌تواند با ساده‌سازی و خودکارسازی کارهایی که در طول روز شما را دچار مشکل می‌کند، در زمان صرفه‌جویی کند.
مطالعه بیشتر: وظایف مشاور مدیریت پروژه
و در آخر…
مانند پول، زمان هم ارزشمند و هم محدود است. افرادی که تکنیک‌های مدیریت زمان پروژه را به خوبی تمرین می‌کنند:
- بهره وری بیشتری دارند
- انرژی بیشتری دارند
- کمتر احساس استرس می‌کنند
- کارهای بیشتری انجام می‌دهند
- نسبت به خودشان احساس خوبی دارند
بنابراین، ایده خوبی است که یک تکنیک مدیریت زمان پیدا کنید که بهترین نتیجه را برای شما داشته باشد.
