مدیریت پروژه در منابع انسانی سنگ بنای هر پروژه موفقی است که بخش منابع انسانی سازمان را انجام می‌دهد. مدیریت پروژه به وظایف شما ساختار، نظم و به کارکنان احساس جهت و تکمیل می‌دهد. در منابع انسانی، اصول مدیریت پروژه به طور یکسان اعمال می‌شود.
برخی از پروژه‌های منابع انسانی ممکن است به چنین بازتاب‌هایی عادت نداشته باشند، زیرا ماهیت بسیاری از کارهای آن‌ها نظارت روزانه بر کارمندان شرکت است. با این حال، بخشی از مدیریت خوب، شناسایی هر گونه کمبود یک شرکت و ردیابی وظایف برای اندازه گیری هزینه و سودآوری هر پروژه است. اینجاست که یک نرم افزار مدیریت پروژه hrمی‌تواند مفید باشد. در این مقاله، مزایای مدیریت پروژه در منابع انسانی و اینکه چرا مدیریت پروژه منابع انسانی برای موفقیت بخش حیاتی است، بحث خواهیم کرد.
چرخه محل کار توسط متخصصان منابع انسانی رهبری می‌شود. استخدام هوشمندتر، ابتکارات فرهنگ محیط کار و تعالی عملیاتی روزانه همه اولویت‌های این صنعت هستند، به این معنی که مدیریت پروژه در منابع انسانی هرگز مهمتر از این نبوده است. با این حال، با همه‌گیری COVID-19 و متعاقب آن استعفاهای بزرگ، 86 درصد از متخصصان منابع انسانی می‌گویند که استرس آن‌ها در سال گذشته افزایش یافته است. برای مدیریت استرس، تیم‌های منابع انسانی به ابزارهایی نیاز دارند که به آن‌ها در مدیریت استخدام، ارتباطات کارکنان و حفظ آن‌ها کمک کند.
مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات بهترین نرم افزار مدیریت پروژه
چرا شرکت‌ها باید از مدیریت پروژه برای متخصصان منابع انسانی استفاده کنند؟
چرا شرکت‌ها باید از مدیریت پروژه برای متخصصان منابع انسانی استفاده کنند؟
در حالی که متخصصان منابع انسانی ممکن است به برنامه ریزی و مدیریت پروژه‌های رسمی عادت نداشته باشند، بسیاری از فعالیت‌هایی که انجام می‌دهند در واقع پروژه محسوب می‌شود.
به عنوان مثال، جذب استعدادهای جدید، راه اندازی و اجرای برنامه‌های آموزشی و توسعه، و تکمیل بررسی عملکرد سالانه و حقوق و دستمزد، همه مدیریت پروژه در منابع انسانی هستند. نمونه‌های دیگری از پروژه‌های منابع انسانی عبارتند از:
- برنامه‌های جذب کارورز
- برنامه ریزی برای شروع
- اجرای رویدادهای پیوند تیمی
- برنامه‌های آموزشی و توسعه ای
- مدیریت عملیات محل کار
- بهینه سازی ورود مجازی برای تیم‌های پراکنده
استفاده از فرآیندها، رویه‌ها و ابزارهای مدیریت پروژه در منابع انسانی می‌تواند به کاهش ریسک و افزایش موفقیت در تمام فعالیتهای بلندمدت منابع انسانی کمک کند.
متخصصان منابع انسانی نیز روز به روز بیشتر و بیشتر در پروژه‌های سازمانی درگیر می‌شوند. بسیاری از پروژه‌های استراتژیک شامل چندین بخش و تیم‌های بین رشته‌ای هستند که ممکن است از یک کارمند منابع انسانی خواسته شود بخشی از هر پروژه داخلی باشد و بتواند بر نحوه کار کارکنان یا بر فرهنگ شرکت تأثیر بگذارد.
آن‌ها همچنین می‌توانند برای کمک به کارکنان تیم پروژه، مربیگری اعضای تیم، کمک در ارتباطات یا ایجاد طرح‌ها و برنامه‌های آموزشی استخدام شوند. برای مثال، اگر تیم فناوری اطلاعات در حال توسعه نرم‌افزار جدیدی برای استفاده شرکت باشد، ممکن است از منابع انسانی خواسته شود تا در ساخت برنامه آموزشی برای پذیرش کاربر کمک کند.
مطالعه بیشتر:آشنایی با مراحل اصلی کنترل پروژه
مزایای برنامه ریزی منابع انسانی در مدیریت پروژه
منابع انسانی نقش مهمی در مدیریت پروژه ایفا می‌کنند. این یکی از 10 حوزه اصلی فرآیند مدیریت پروژه PMBOKاست (کتاب دانش مدیریت پروژه). در نتیجه، مدیریت پروژه و برنامه ریزی منابع انسانی به طور طبیعی مکمل یکدیگر هستند. فعالیتهای تحت فرآیند مدیریت پروژه در منابع انسانی شامل برآورد، توسعه برنامه‌های منابع، و دستیابی به منابع لازم پروژه و همچنین مدیریت و توسعه تیم پروژه است.
برخی از نتایج این فرآیند عبارتند از:
- طرح مدیریت منابع
- ساختار تفکیک منابع (که مشخص می‌کند چه کسی چه کاری انجام می‌دهد و چه کسی به چه کسی گزارش می‌دهد)
- برنامه کارکنان شامل تقویم یا جدول زمانی برای موقعی که به افراد نیاز است
- ابزارهای ارزیابی عملکرد تیم مانند نظرسنجی و آزمون‌های توانایی
همانطور که می‌بینید، این فعالیت‌ها و نتایج می‌تواند برای برنامه ریزی و مدیریت هر تیم، از جمله بخش منابع انسانی شما مفید باشد. فرآیندهای مدیریت پروژه در منابع انسانی می‌تواند به متخصصان این حوزه کمک کند تا بسیاری از وظایف و فعالیتهای مورد انتظار خود را با ارائه ساختار بیشتر انجام دهند.
همچنین استفاده از ابزارها و فرآیندهای مدیریت پروژه در منابع انسانی، تیم شما را قادر می‌سازد تا از یک پایگاه داده متمرکز و استاندارد برای فعالیتهای کلیدی خود استفاده کند. به‌علاوه، الگوها (مانند الگوی استخدام کارمند) و اطلاعات مهم (مانند شرح شغل و راهنمای مصاحبه) همگی می‌توانند در جایی ذخیره شوند که به راحتی برای کل تیم قابل دسترسی باشد.
برخی از مزایای مدیریت پروژه در منابع انسانی عبارتند از:
- ایجاد یک فرآیند استخدام استاندارد و ثبت شده
- ایجاد معیارهای بهره وری و عملکرد برای تیم
- سازماندهی، مستندسازی و ذخیره اطلاعات مربوط به کارکنان و استخدام‌های احتمالی
- ردیابی هزینههای استخدام بر اساس بودجه و پیش بینی ها
- مرتبط کردن هزینههای تلاش های منابع انسانی (مانند استخدام) با نتایج واقعی کسب و کار
مطالعه بیشتر: مدیریت سبد پروژه به چه معناست
چرا مدیریت پروژه در منابع انسانی اهمیت دارد؟
مدیریت پروژه در منابع انسانی می‌تواند به تیم منابع انسانی کمک کند تا کارایی و بهره وری کلی را هم با پروژه‌های یکباره و هم با وظایف مداوم منابع انسانی مانند بررسی عملکرد سالانه افزایش دهند.
مدیریت پروژه می‌تواند به روش‌های زیر به متخصصان منابع انسانی کمک کند:
- شما را قادر می‌سازد تا وظایف تیم را با استفاده از تقویم یا نمودار گانت برنامه ریزی کنید تا از برنامه ریزی بیش از حد اعضای تیم جلوگیری کنید.
- به شما این امکان را می‌دهد که به سرعت رهبری را در مورد نحوه پیشرفت تیم خود در کار به روز کنید. این می‌تواند به شما کمک کند تا در صورت وجود تضادها یا منابع محدود، بینش اجرایی و خرید در مورد اولویت‌های تیم به دست آورید.
- به شما این امکان را می‌دهد که به تعهدات تیم خود برای شناسایی و حل تعارضات بالقوه زمان بندی، دید کلی داشته باشید (مانند اگر همزمان با ورود به موج جدیدی از کارمندان، یک نمایشگاه بزرگ استخدام برنامه ریزی کرده اید، یا یک کارمند به طور تمام وقت به دو پروژه جداگانه متعهد شد)
- به شما کمک می‌کند تا با استفاده از روش‌ها و چارچوب‌های برنامه ریزی پروژه (مانند Agile) برای اهداف و فعالیتهای فصلی و سالانه برنامه ریزی کنید.
- شما را قادر می‌سازد تا از طریق ابزارهایی مانند گزارش پروژه، داشبورد و جلسات وضعیت، ارتباطات با سایر بخش‌ها و کارکنان را بهبود بخشید. داشتن نقاط عطف پروژه واضح می‌تواند ارتباطات را بهبود بخشد، دید را افزایش و اعتماد ذینفعان را به تیم شما افزایش دهد.
- به شما قدرت می‌دهد تا از ابزارهای مدیریت زمان و ردیابی استفاده کنید تا بدانید تیم شما چقدر سازنده است. اینکار می‌تواند به شما کمک کند تا بهتر پیش بینی کنید که وظایف آینده چقدر طول می‌کشد. همچنین می‌تواند اختلافات بین کارمندان را برجسته کند و کارمندانی را که بیش از حد یا کم کار هستند شناسایی کند.
- به شما این امکان را می‌دهد که همکاری تیم و ذینفعان را برای سرعت بخشیدن به فعالیتهای تیمی و کاهش پتانسیل ارتباط نادرست بهبود بخشید. به عنوان مثال، یک ابزار تصحیح و تأیید را می‌توان برای بررسی و اظهار نظر در مورد رزومه‌های متقاضیان بالقوه استفاده کرد، بنابراین در این حالت شما مجبور نیستید اسناد را برای مدیران بخش ایمیل کنید.
همانطور که می‌بینید، مدیریت پروژه در منابع انسانی می‌تواند به تیم شما کمک کند تا بسیاری از فعالیتهای حیاتی خود را سریعتر و کارآمدتر از همیشه انجام دهد.
